Conciliación Bancaria

La Conciliación Bancaria te permite comparar los movimientos registrados en tu libro contable contra el extracto bancario enviado por tu banco, identificando de forma automática las coincidencias y las diferencias para cada periodo.

¿Qué es una Conciliación Bancaria?

Es el proceso de verificar que los saldos y movimientos que aparecen en tu contabilidad coincidan con los que reporta el banco. Esto permite detectar:

• Cheques pendientes de cobro — registrados en contabilidad pero no cobrados aún.
• Notas débito/crédito — cargos o abonos del banco no registrados contablemente.
• Errores de digitación — valores mal registrados en el libro contable.
• Movimientos no autorizados — transacciones en el extracto que no reconoces.

¿Qué necesitas para empezar?

Antes de iniciar, asegúrate de tener estos dos archivos a la mano:

Libro Contable

Es el reporte de tu software contable (Simi, Nuwwe, etc.) con todos los movimientos de la cuenta bancaria que quieres conciliar.

Extracto Bancario

Es el documento que descargas desde la página web de tu banco (Bancolombia, Davivienda, BBVA, Banco de Bogotá) con los movimientos de tu cuenta.

Ambos archivos deben estar en formato Excel (.xlsx o .xls). El sistema acepta archivos de hasta 25MB cada uno.

Paso a paso para realizar la conciliación

1. Accede al módulo

Desde el menú principal, ve a Informes y selecciona Conciliación Bancaria.

2. Configura los parámetros

1. Tipo de sistema contable — selecciona el software contable que usas:

   • Simi — software contable Simi.
   • Nuwwe — software contable Nuwwe.

2. Institución bancaria — selecciona el banco del cual descargaste el extracto:

   • Bancolombia
   • Davivienda
   • BBVA
   • Banco de Bogotá

Importante

Elegir el banco correcto es fundamental para que el sistema pueda leer correctamente el formato del extracto, ya que cada banco tiene una estructura diferente.

3. Carga los archivos

1. Haz clic en Libro contable y selecciona el archivo Excel con los movimientos de tu contabilidad.
2. Haz clic en Extracto bancario y selecciona el archivo Excel descargado del banco.
3. Verifica que los nombres de los archivos aparezcan en la pantalla. Si necesitas cambiarlos, puedes eliminarlos con la “X” y volver a seleccionarlos.

4. Inicia la conciliación

Haz clic en el botón Iniciar conciliación. El proceso puede tardar desde unos segundos hasta varios minutos, dependiendo de la cantidad de movimientos.

Mientras se procesa, verás una barra de progreso. No cierres la página ni recargues durante este tiempo.

5. Descarga el informe

Una vez finalizado, se descargará automáticamente un archivo llamado Informe_Conciliacion_Bancaria.xlsx con los resultados.

¿Qué contiene el informe de resultado?

El archivo Excel generado tiene 2 hojas:

Libro Banco

Lista todos los movimientos de tu libro contable con una columna adicional llamada “cruce” que indica si el movimiento:

• CRUZA — encontró una coincidencia en el extracto bancario.
• (vacío) — no encontró coincidencia (diferencia por revisar).

Extracto Bancario

Lista todos los movimientos del extracto del banco con la misma columna “cruce”:

• CRUZA — el movimiento tiene una contrapartida en tu contabilidad.
• (vacío) — movimiento del banco sin registrar en tu libro contable.

¿Cómo se hacen las coincidencias?

El sistema utiliza un motor de conciliación inteligente que:

1. Identifica el sentido del movimiento — determina si es un ingreso (entrada) o un egreso (salida) según el tipo de registro.
2. Marca gastos bancarios — reconoce automáticamente comisiones, cuotas de manejo, impuestos y otros cargos típicos de cada banco usando diccionarios de palabras clave (más de 16 tipos de gasto para Davivienda y 21 para Bancolombia).
3. Procesa anulaciones — detecta y empareja movimientos que se anulan entre sí tanto en el libro como en el extracto.
4. Busca coincidencias automáticas — agrupa los movimientos por valor y fecha (con un margen de 5 unidades monetarias y 2 días de diferencia), y los marca como “CRUZA”.
5. Búsqueda exhaustiva — cuando hay múltiples movimientos que suman el valor de uno del otro lado, el sistema prueba combinaciones (incluyendo un algoritmo de “encuentro en el medio” para conjuntos grandes) para encontrar la mejor correspondencia.

Tips y Buenas Prácticas

• Prepara tus archivos con anticipación: descarga el extracto bancario del periodo y genera el reporte del libro contable antes de iniciar.
• Usa siempre el mismo periodo: asegúrate de que el libro contable y el extracto bancario correspondan al mismo mes o rango de fechas.
• Revisa los movimientos sin cruce: los que quedaron sin marcar son los que requieren tu atención. Pueden ser cheques pendientes, notas bancarias no registradas o errores.
• Realiza la conciliación periódicamente: lo ideal es hacerla cada mes para mantener la contabilidad al día y detectar diferencias a tiempo.
• Si tu software contable no es Simi ni Nuwwe, el sistema puede no reconocer la estructura de columnas. Consulta con soporte para evaluar la compatibilidad.