Conciliación de Contratos

La Conciliación de Contratos te permite cruzar la información de tus contratos de arrendamiento contra los movimientos contables registrados, identificando diferencias entre lo que debería cobrarse según el contrato y lo que realmente se está facturando.

¿Qué es una Conciliación de Contratos?

Es un proceso automatizado que compara los datos de tus contratos de arrendamiento (cánones, administraciones) contra los movimientos contables (facturas de arriendo, notas crédito), para detectar:

• Contratos sin facturación — arrendamientos activos sin movimientos contables registrados.
• Diferencias en valores — montos facturados que no coinciden con lo estipulado en el contrato.
• Errores de codificación — contratos mal asociados a cuentas contables.
• Omisiones de actualización — contratos que vencieron pero siguen facturándose, o renovaciones no registradas.

¿Qué necesitas para empezar?

Antes de iniciar, asegúrate de tener:

Archivo de Contratos

Un archivo en Excel (.xlsx, .xls) o CSV con la información de tus contratos de arrendamiento. Debe incluir columnas como código de contrato, valor del canon, administración, fechas, etc.

Código de Cuenta

El código contable de la cuenta de Arrendatarios (ej: 1305) donde se registran los movimientos relacionados con los contratos.

Paso a paso para realizar la conciliación

1. Accede al módulo

Desde el menú principal, ve a Informes y selecciona Conciliación de Contratos.

2. Configura los parámetros

1. Tipo de software contable — selecciona el software que usas (Simi o Nuwwe). Esto permite que el sistema interprete correctamente la estructura de tus movimientos contables.

2. Código de cuenta Arrendatarios — ingresa el código de la cuenta contable donde se registran los arrendatarios. Por lo general es 1305, pero puede variar según tu plan de cuentas.

   ¿Cómo saber el código?

   Consulta con tu contador o revisa tu plan de cuentas contable. Es la cuenta que agrupa los valores por cobrar a los arrendatarios.

3. Carga el archivo de contratos

1. Haz clic en Seleccionar Archivo.
2. Elige tu archivo con la información de los contratos (formatos aceptados: CSV, .xls, .xlsx).
3. Verifica que el nombre del archivo aparezca en pantalla. Si necesitas cambiarlo, elimínalo con la “X” y selecciona otro.

El tamaño máximo del archivo es de 25MB.

4. Genera el informe

Haz clic en Generar Informe de Contratos. El sistema:

1. Obtiene automáticamente el nombre de tu empresa desde la plataforma.
2. Envía el archivo al motor de procesamiento.
3. Procesa y cruza la información de los contratos contra los movimientos contables.
4. Descarga automáticamente un archivo Excel con el resultado.

El archivo se descarga con el nombre: Informe_{NombreEmpresa}_{CodCuenta}.xlsx

¿Qué contiene el informe de resultado?

El informe generado incluye un análisis detallado con:

Detalle de Contratos

Listado completo de todos los contratos procesados con sus valores, comparados contra los movimientos contables registrados.

Diferencias Detectadas

Identificación de contratos donde el valor facturado no coincide con lo estipulado, tanto por exceso como por defecto.

Resumen General

Totales y estadísticas que te permiten tener una visión general del estado de tu cartera de contratos.

Tips y Buenas Prácticas

• Mantén tus contratos actualizados: antes de generar el informe, verifica que el archivo de contratos incluya todas las renovaciones, vencimientos y actualizaciones de valor.
• Revisa primero los contratos sin movimiento: estos son los que requieren atención inmediata, pues indican arrendamientos activos que no se están facturando.
• Verifica las diferencias de valor: un contrato que se factura por encima o por debajo de lo estipulado puede generar ajustes contables necesarios.
• Realiza la conciliación periódicamente: idealmente cada mes, para mantener el control sobre tu cartera de arrendamientos.
• El código de cuenta debe ser exacto: un código incorrecto puede generar resultados vacíos o erróneos. Confírmalo con tu contador antes de proceder.